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Cómo organizar eventos exitosos por tu cuenta

Hay tantas razones para organizar un evento, y en estos días encontrará que hay muchas emergentes que sirven para grandes propósitos. Los eventos pueden ser una reunión con un grupo de personas de ideas afines, ya sean compañeros de trabajo, una determinada industria laboral, conocer a una mamá o más una celebración como una fiesta o un lanzamiento. Los eventos también pueden ser talleres creativos, una conferencia o un evento de networking.

Independientemente del tipo de evento o su propósito, planificar un evento puede ser estresante para el “anfitrión”. Usted está a cargo de reunir a la gente, comercializar los eventos, supervisar a los proveedores y, sin mencionar, ¡administrar el evento en sí!

Las razones por las que los eventos pueden salir mal se dividen en las 3 áreas descritas aquí: mala planificación, falta de estrategia y sin objetivos claros. para entrar en él.

Si se trata de un evento a gran escala que está organizando, donde hay varios invitados, pocas discusiones o actividades en la agenda y un gran espacio para organizar el evento, deberá buscar ayuda externa. Si trata de manejar todo por su cuenta, tendrá dificultades para hacerlo todo bien y puede comenzar a parecer poco profesional. Si tiene una lista de invitados para presentar, es posible que necesite un orador invitado. Si tiene videos o estudios de casos que deben mostrarse, lo ideal es que desee que alguien motivador y empoderador hable junto con cualquier medio.

Caterings? ¿Proveedores de regalos? ¿Animadores? Comience por hacer una lista de personas externas que agregarán valor y propósito al evento. Puede haber proveedores que no necesitan estar allí, pero hacen que se vea elegante y muy especial. ¿Necesitas aumentar tanto tu presupuesto? Primero, sea realista cuando piense en su lista.

Para ayudarlo a comprender cómo hacer que su primer evento sea un éxito, aquí hay algunos consejos para leer:

Reserve primero a todos los proveedores externos

Una vez que tenga una lista de profesionales para ayudarlo, puede relajarse un poco. Ellos están allí para ayudar a que el evento funcione sin problemas y hacer las cosas que usted no puede. Recuerda que no todos podemos hacerlo todo, por eso la gente hace el trabajo que hace, porque esa es su área de especialización.

Si necesita involucrar e inspirar a sus invitados, podría valer la pena considerar contratar a un orador motivador para que suba al escenario o al frente de la sala y pronuncie un discurso. Puede buscar los mejores oradores motivacionales a través de agencias acreditadas como The Speakers Agency. Pueden dar inicio a los eventos posteriores a la cena con un discurso que realmente puede inspirar a los invitados. O bien, podrían hablar al comienzo del evento, ¡para que el evento sea motivador e inspirador!

Identificar el propósito y los objetivos del evento.

Una vez que haya identificado exactamente el tipo de evento que desea organizar, no llegará a buen término hasta que comprenda e identifique los objetivos de su evento. Ceniza tú mismo: ¿cuál es el punto? ¿Cuál es el “por qué” estás creando este evento?

Los objetivos detrás del evento deben ser específicos y medibles. Entiende lo que los invitados se llevarán con ellos. Imagina contarle a un amigo sobre tu evento, ¿qué quieres que diga? Tener una idea de este tipo de respuestas te ayudará a dar forma a la agenda del evento. Es posible que deba agregar rompehielos o actividades. Algunos eventos se planifican únicamente para la creación de redes o la exposición de la marca. Sea realista acerca de lo que quiere ganar.

Establece el presupuesto de tu evento

Todo evento necesita un presupuesto, y es mejor comenzar a tener una idea al principio de la fase de planificación, porque aún no sabe cuánto puede costar organizar el evento. Puede adivinar, pero tan pronto como se deje llevar por las ideas, ¡el presupuesto puede explotar!

Enumere los proveedores que cree que necesitará, así como los artículos adicionales que necesita comprar o alquilar para que el evento funcione sin problemas. ¡Trate de no dejarse llevar porque podría perder el control de un evento cuando vea todas las increíbles opciones que podría tener! Junto a todo lo que escribas, pregúntate «¿es realmente necesario?» «. 9 de cada 10 veces no lo hace. Pero puede haber negocios ocasionales para usar o artículos para comprar, etc. que realmente podría transformar el curso de su evento. ¡Estos son los que valen la pena!

Solo hay 2 pasos principales para esta parte:

  1. Use su lluvia de ideas del paso anterior y coloque precios estimados encima de cada idea
  2. Enumere todas sus actividades planificadas en una hoja de cálculo para pronosticar los gastos, luego trabaje para obtener cotizaciones reales para cada una

A partir de este momento, debería poder tomar decisiones informadas.

Tómese el tiempo para planificar la ubicación correcta

La accesibilidad es uno de los factores más importantes a la hora de elegir un lugar para tu evento. El lugar en sí mismo a veces puede incluso vender su evento, ¡si es un lugar al que la gente siempre ha querido ir! Es una de las formas en que las marcas atraen a periodistas e influencers a sus eventos de marca, ¡usando un hermoso lugar que siempre han querido visitar!

Algunas cosas clave para pensar:

  • ¿A qué funciones debe prestarse el lugar para el buen desarrollo de su evento? ¿Necesita espacio al aire libre, ventanas grandes o simplemente una pequeña área para sentarse? ¿Necesita su propio bar?
  • ¿Cuál es la capacidad total? ¿Puede funcionar si recibes más o menos invitados de los esperados?
  • ¿Cuál es la distancia del transporte público para sus invitados? Es fácil de encontrar?
  • ¿Los invitados podrán llegar al lugar por sus propios medios sin encontrar ninguna dificultad? ¿Qué pasa con la situación del estacionamiento?

Uno de los factores más importantes cuando se trata de organizar y albergar un evento es la capacidad del lugar, así como su ambiente general y «vid». Los invitados harán que el lugar resuene con su marca/servicio, etc., por lo que es importante elegir sabiamente.

Finalmente, en medio de la planificación del evento, asegúrese de tener un buen sistema para recopilar los nombres, direcciones de correo electrónico, ID de redes sociales y números de teléfono de los asistentes para que después del evento, tenga una forma de contactarlos. para comentarios, etc Además, ¡podrían convertirse en contactos o clientes útiles para su negocio!

Alisha Daddario

Hola, mi nombre es Alisha Daddario, Me encargare de traerte todo lo que se ve referente a la moda HOY, Tips que no querrás perderte y mucho mas. Es hora de que estés al día y a la moda y ese es precisamente mi trabajo. Espero disfrutes...

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